我们通过深入分析系统建设的各个环节，发现系统建设至今就有关任务下达方面还没有形成相应的规范。由于没有相应的流程来约束，用户方往往在制定政策和下达任务时，根本不考虑合理的系统开发周期问题，政策下来就意味着承建方要在系统中实现，使得承建方工作十分被动。而由于没有构建好任务下达流程，承建方对于用户方提出的需求，往往并不认真考虑系统是否能实现的问题，也很少从系统建设角度来考虑流程优化，不向用户方提出相应建议。使得系统实现的是用户方现有业务流程的复制，没有进行优化。

　　为了促进系统建设的健康发展，我们认为，有必要从源头抓住问题的症结。为此，我们在充分考虑了作为政策制定部门特殊性的情况下，提出了任务下达流程供各方进行讨论。但是在具体讨论时，由于涉及到各自责任问题，用户方和承建方立场分歧很大。为此，我们又在会后与用户方和承建方进行了充分沟通，最终说服了双方,使得流程得以顺利发布。

　　10.与用户方和承建方人员充分沟通

　　系统建设的执行者是各个岗位的经办人员，这也是许多真实信息的基本来源渠道。我们在工作中，特别注重与具体工作人员进行充分沟通，通过他们来了解项目进展情况。但是，应注意的是，通过这些渠道了解到的情况，只是有助于辅助我们进行情况分析，并不是所有信息都适合在监理会议上公开的。

　　11.在内部和外部建立有效的沟通机制

　　建立有效的沟通机制是确保项目监理成功的关键。沟通分为内部沟通和外部沟通两部分。

　　首先，在进行监理的过程中，我们的内部沟通活动主要包括：

　　（1）文档管理。这是内部沟通管理中的核心。

　　（2）填写每周工作计划（个人和项目组），每天个人活动列表。

　　（3）每人每天应该填写一份工作日志，并将填写完毕的文件用电子邮件发给每个小组成员。

　　（4）至少每两天讨论一次（早上或者晚上），对工作进行回顾。

　　（5）每周对项目状态评估一次，并写入周报中。

　　（6）及时填写问题和待定议题记录。

　　其次，外部沟通也是至关重要的内容。外部沟通的关键是确定固定的交流渠道和报告制度，其次是分层次的交流。

　建设过程中出现的一些较重大事项，需要动员各方力量来配合解决的事务，主要通过专题会议来实现。