五、管理文档

1、打开文档：

◆定位打开：在Word中单击[文件]/[打开]，在[打开]对话框中选择文档位置和文档名，单击[打开]按钮的箭头，选择一种方式将文档打开。

◆快速打开：Word一般将最近使用的四个文档显示在[文件]菜单列表中，单击打开。

◆设置快速打开文档列表：单击[工具]/[选项]，在[常规]选项卡中选中或取消[列出最近所用文件]复选框并调整显示文件个数。

2、文档搜索：单击[文件]菜单的[文件搜索]命令，打开[基本文件搜索]任务窗格：

◆基本文件搜索：在[搜索文本]框中输入一个或几个关键词，在[搜索范围]列表中指定一个搜索位置，在[搜索文件类型]列表中指定要查找的文件类型，单击[搜索]按钮。

◆高级文件搜索：打开[高级文件搜索]任务窗格，选择或输入搜索[属性]，设置搜索条件，确定条件的运算关系，单击[添加]按钮，将设置的搜索条件添加到框中，单击[删除]按钮将删除选中的条件。

◆搜索文件打开：在返回的文件列表中双击文件名则以原格式打开，也可单击右键选择其它方式打开。

3、设置文档默认保存位置：单击[工具]菜单的[选项]命令，在[文件位置]选项卡中在[文件类型]列表框中单击[文档]选项，单击[修改]按钮，修改文档默认保存位置。

4、文件属性: 文件属性包含文档的简明信息，并随文档保存和传递。

◆添加文档摘要: 单击[文件]/[属性],在[属性]对话框中单击[摘要]选项卡, 输入文档信息, 单击[确定]。

◆添加文档自定义属性: 单击[文件]/[属性],在[属性]对话框中单击[自定义]选项卡, 在[名称]文本框输入或选择分类名称；在[类型]列表中选择名称的取值类型；在[取值]文本框输入名称的值；单击[添加]按钮，将定义的属性添加到[属性]列表中。

◆查看文档属性: 单击[文件]/[属性],在[属性]对话框中单击[常规]选项卡或[统计] 选项卡可查看文档的常规属性和统计属性。

5、文档安全：

◆设置文档安全：打开需要加密的文件，单击[工具]菜单的[选项]命令，选择[安全性]选项卡：

●加密文档：在[打开文件时的密码]或[修改文件时的密码]文本框中输入密码，单击[确定]按钮，再次输入密码，单击[确定]按钮。

●以只读方式打开：读者修改了以只读方式打开的文档，就必须用新文件名保存文档。

●保护隐私：设置隐私选项，以避免其他人看到文档中的个人信息。

●防止宏病毒：单击[安全性]选项卡的[宏安全性l将安全级别设置为[高]。

◆保护文档：用户可以有选择地保护文档元素，以防他人修改。

●打开[保护文档]：单击[工具]/[保护文档]或在[工具]菜单的[选项]对话框中，单击[安全性]选项卡的[保护文档]按钮。

●格式设置限制：选中[限制对选定的样式设置格式]复选框，单击[设置]选择限制列表。

●编辑限制：在列表中选择允许编辑的选项，例如修订和批注等。

●保护密码：单击[是，启动强制保护]按钮，输入密码，确认密码后单击[确定]按钮。

●解除文档的保护：单击[保护文档]任务窗格中的[停止保护]按钮，若忘记密码则无法解除文档保护。

六、打印文档

1、打印预览：单击[文件]菜单的[打印预览]命令或单击[文件]菜单的[打印预览]命令，弹出[打印预览]工具栏进行设置。

◆[放大镜]按钮：可将页面放大显示。

◆[显示比例] 按钮：调整页面的显示比例。

◆[单页]或[多页]按钮：每次显示的页面数量和页面的排列方式。

◆[全屏显示]按钮：用整个屏幕浏览文档，但不能对文档进行编辑。

◆[打印]按钮：直接打印文档。

◆放大镜]按钮：将要编辑的页面放大，再次单击[放大镜]按钮，可对文档进行编辑。

◆缩小字体填充]按钮：将最后页中的少量文字压缩到前一页。

2、打印设置：单击[文件]菜单的[打印]命令，打开[打印]对话框：

◆打印份数：在[副本]下，选择或输入打印[份数]。

◆双面打印：在[打印机]区域中选中[手动双面打印]选项，单击[确定]，则先打印奇数页，出现提示框后将已打印纸翻面后按顺序送入打印机，单击提示框的[确定]。