利用Excel可以按数据清单中某个字段的值进行分类,并且按这些不同的类进行汇总。分类 汇总前必须先对数据按要分类的字段进行排序。

　　操作步骤:

　　1)首先进行分类,将同部门的人员记录放在一起,通过对数据清单按要分类的字段进行排 序来实现。

　　2)在要分类汇总的数据清单区域中任意选取一个单元格。

　　3)选取"数据"菜单中的"分类汇总"命令,出现"分类汇总"对话框。

　　4)单击"分类字段"列表框的下拉按钮,在下拉列表框中选择作为分类汇总依据的字段。

　　5)单击"汇总方式"列表框的下拉按钮,在下拉列表框中选择所需的统计函数,如求和、平均值、最大值、计数等。

　　6)在"选定汇总项"列表框中选择汇总的对象。可以对多项指标进行汇总,即同时选择多项。

　　7)选取"替换当前分类汇总"复选框,表示以新计算的分类汇总数据替换原有的分类汇总数据。

　　8)选取"汇总结果显示在数据下方"复选框,使每类数据的分类汇总结果插在每类数据组的下一行。

　　9)单击"确定"按钮。

　　(2)多种统计的分类汇总

　　同时选择几种汇总方式,则形成多种统计的分类汇总。

　　例如:对上面的例子要求按"部门"对"津贴"

　　求和,再按"部门"对"津贴"求平均值。

　　操作步骤:

　　1)建立按"部门"分类、对"津贴"汇总求和的分类汇总表。

　　2)再次选取"数据"菜单中的"分类汇总"命令。

　　3)在"分类字段"列表框中选择"部门"。

　　4)在"汇总方式"列表框中选择"平均值"。

　　5)在"选定汇总项"列表框中选择"津贴"。

　　6)清除"替换当前分类汇总"复选框,以保留

　　上次分类汇总的结果。

　　7)单击"确定"按钮。

　　(3)多级分类汇总

　　多级分类汇总是指对数据进行多级分类,并求出每级的分类汇总。即先对某项指标进行分类,然后再对分类汇总后的数据做进一步的细化。